Cómo atender tus chats desde el celular: respuestas rápidas, macros y todo lo demás

En este video te enseño, botón por botón, a usar la app para atender los chats de tu negocio desde el celular. Es la app de tu Bandeja de SixFlow, y se llama Chatwoot. Búscala como «Chatwoot» en la App Store del iPhone, o en Play Store si tienes Android, e instálala. Es gratis. Al abrirla, te pide la URL de instalación: escribe panel.sixflow.co, y toca Conectar. Luego entra con tu correo y la contraseña de tu Bandeja. Si nunca creaste una, toca «¿Olvidaste tu contraseña?», y te llega un correo para crearla. Abajo hay tres botones. El primero es la Bandeja de entrada, con tus avisos. El segundo, Conversaciones, es donde atiendes a tus clientes. Y la tuerca son tus Preferencias. En la Bandeja de entrada te llegan avisos, por ejemplo cuando te asignan un chat o te mencionan. Con el doble chulito de arriba los marcas todos como leídos, y con el botón de la derecha los ordenas: más recientes o más antiguos. Ahora, Conversaciones. Si la lista te sale vacía, no te preocupes: casi siempre son los filtros. Toca el ícono de filtros, arriba a la derecha, y aparecen cuatro. El primero dice a quién está asignado el chat. Para mí: solo los tuyos. Sin asignar: los que nadie ha tomado. Y Todo: todos los chats del negocio. Te recomiendo Todo. El segundo es el estado. Abrir: chats que atiende una persona de tu equipo. En espera: los que atiende tu vendedor con inteligencia artificial. Pospuesto: los que dejaste para después. Y Resuelto: los ya cerrados. Elige Todo para verlos todos. El tercero ordena la lista: los más recientes primero, por fecha de creación, o por prioridad. Y el cuarto te deja ver un solo canal, por ejemplo solo el chat de tu página web, o solo WhatsApp. Así queda la lista. Cada chat muestra el nombre del cliente, el número de la conversación, el último mensaje, y hace cuánto llegó. El circulito azul te dice cuántos mensajes no has leído. La lupa, arriba a la izquierda, busca por nombre, número de conversación, correo, teléfono, o palabras de un mensaje. Los resultados salen separados en contactos, conversaciones y mensajes. Toca un chat para abrirlo. Arriba ves el nombre del cliente, y el canal por el que te escribió. Si tocas el nombre, ves sus datos: teléfono, correo y empresa. El botón de la derecha cambia el estado del chat. Cuando está abierto dice Resolve: tócalo para cerrarlo. Si ya estaba cerrado, dice Reopen, para volver a abrirlo. Esos dos botones salen en inglés. Abajo está la caja para responder. Escribe, y toca la flecha para enviar: el mensaje le llega al cliente por el mismo canal por el que te escribió. Con la caja vacía, el micrófono te deja mandar una nota de voz. El botón más abre cuatro opciones: Fotos, Cámara, Adjuntar archivo, y Macros. En los chats de WhatsApp aparece una más, con tus plantillas aprobadas, para escribirle a un cliente que lleva más de veinticuatro horas sin hablarte. El candado convierte tu mensaje en una nota privada. La caja se pone amarilla: lo que escribas ahí solo lo ve tu equipo, nunca el cliente. Si escribes arroba, eliges a un compañero, y le llega un aviso. Úsala para dejar contexto, por ejemplo: ya pagó, falta enviar la guía. Para usar una respuesta rápida, escribe la barra al inicio de la caja, y una palabra, por ejemplo «pagos». Te sale la lista: toca la que quieres, y el texto queda en la caja. Revísalo, complétalo si quieres, y envíalo. Los macros hacen varias cosas de un solo toque. Por ejemplo, el macro Pago recibido le manda al cliente un mensaje de confirmación, y cierra el chat. Entra por más, Macros. Ojo: si tocas el nombre del macro, se ejecuta de una vez. Para ver antes qué hace, toca la i de la derecha: ves sus pasos, y el botón Run lo ejecuta. Los tres puntos de arriba a la derecha tienen dos opciones. Abrir en la App te lleva a la ficha de ese cliente en SixFlow. Y Acciones abre todo lo que puedes hacer con el chat. Arriba cambias el estado: Abrir, En espera, Pospuesto o Resuelto. Recuerda: si lo pones En espera y sin persona asignada, tu vendedor con inteligencia artificial vuelve a atenderlo. Si queda Abierto, el bot no responde, para no pisarte. En la persona asignada, toca Editar, y elige Asignar a mí, o a alguien de tu equipo. Así nadie responde dos veces al mismo cliente. En equipo, toca Asignar, si trabajas por equipos. En prioridad, toca Editar, y elige Baja, Media, Alta o Urgente. Te sirve para ordenar la lista y atender primero lo más importante. Con Añadir etiquetas clasificas el chat, por ejemplo por la calidad del cliente, o por el tipo de pedido. Las etiquetas las crea el administrador, en la Bandeja, desde el computador. Con Añadir participante sumas a un compañero, para que siga el chat y le lleguen sus avisos. Y en Atributos ves el número de la conversación, cuándo empezó, y desde dónde te escribió el cliente. Las respuestas rápidas y los macros se crean desde el computador. Abre Conversaciones en el menú de SixFlow, entra a Ajustes, y busca Respuestas predefinidas, y Macros. En una respuesta, escribes el código corto, que es la palabra después de la barra, y el mensaje. En un macro, sumas los pasos en orden con Añadir nueva acción, eliges si es público o privado, y lo guardas. Todo aparece solo en la app del celular. Por último, la tuerca: Preferencias. En Establecer disponibilidad eliges En línea, Ocupado o Desconectado, para que tu equipo sepa si estás atendiendo. En Notificaciones prendes o apagas cada aviso: cuando se crea un chat nuevo, cuando te asignan uno, cuando te mencionan, o cuando llega un mensaje a un chat tuyo. También puedes cambiar el idioma, y si atiendes varias tiendas, pasar de una a otra con Cambiar de cuenta. Un detalle: si necesitas ayuda, no uses «Chatea con nosotros» de esta pantalla, porque esa es la ayuda del programa, no la de tu negocio. Escríbenos desde el botón de Ayuda en SixFlow. Y listo: ya conoces cada botón de la app.